Rehber
Çok şubeli markette stok yönetimi: pratik bir çerçeve
· 7 dk okuma · Kasadaş ekibi
Kısa cevap: Çok şubeli markette stok; her değişikliğin hareket olarak yazıldığı bir defterle, her verinin tek bir sahibi olacak şekilde (ana veri merkezde, işlem kaydı şubede) ve kayıtlar silinmeden ters kayıtla düzeltilerek yönetilir.
Tek şubede stok “rafta ne var” sorusudur. Şube sayısı arttıkça soru değişir: Hangi şubede ne var, kaç paraya aldık, nereye gidiyor ve neden tutmuyor? Bu yazı, çok şubeli marketlerde stok yönetimini sağlam bir temele oturtmak için pratik bir çerçeve sunar.
1. Stok bir sayı değil, bir defterdir
Stok miktarını tek bir alanda tutup her satışta azaltmak basit görünür. Ama sayı bir kez bozulursa nedenini bulmak zordur. Daha sağlam yöntem, her değişikliği bir hareket olarak yazmaktır:
- satış ve iade,
- mal kabul ve tedarikçiye iade,
- şubeler arası transfer (çıkış ve giriş),
- sayım farkı,
- fire (bozulma, kırılma, son kullanma tarihi geçmiş ürün).
Anlık stok, bu hareketlerin toplamıdır. Hız için ayrıca bir özet tablo tutulabilir. Ancak özet her zaman hareketlerden yeniden üretilebilmelidir. Bir fark çıktığında hangi hareketin yol açtığını görebilirsiniz.
2. Hareketler değiştirilmez, düzeltilir
Yanlış girilmiş bir mal kabulü silmek yerine ters kayıtla düzeltin. Böylece geçmiş korunur, denetimde ve iç kontrolde “ne oldu?” sorusunun cevabı hep vardır.
3. Maliyet: ortalama maliyet ve bilinmeyen maliyet
Kâr raporunun doğru olması için her ürünün maliyetinin bilinmesi gerekir. Yaygın yöntem hareketli ortalama maliyettir. Her mal kabul, eldeki stokla ağırlıklandırılarak ortalamayı günceller. İki pratik not:
- Maliyet şube bazında farklı olabilir: aynı ürünü farklı tedarikçiden, farklı fiyata alırsınız.
- Maliyeti bilinmeyen ürünlerde (ör. sistem geçişinde alış kaydı olmayanlar) rapor kâr göstermek yerine “maliyet bilinmiyor” demelidir. Yanlış kâr, hiç kâr göstermemekten daha zararlıdır.
4. Merkez ve şube: her verinin tek sahibi
Çok şubeli yapıda çakışmayı önlemenin en etkili yolu sahipliği netleştirmektir:
| Veri | Sahibi | Yön |
|---|---|---|
| Ürün kartı, kategori, barkod | Merkez | Merkez → şube |
| Merkezi fiyat ve kampanya | Merkez | Merkez → şube |
| Şube fiyatı | İlgili şube | Merkezden yönetilir |
| Satış, iade, stok hareketi | Oluşturan kasa/şube | Şube → merkez |
İşlem kayıtları yalnız eklendiği için iki şube aynı kaydı değiştirip çakışamaz.
5. Transferi iki ayaklı yazın
Şubeler arası transfer bir çıkış ve bir giriş hareketidir. Çıkış gönderen şubede, giriş alan şubede, mal fiilen ulaştığında yazılmalıdır. Yoldaki mal ikisinin arasında görünür. Kabulde eksik çıkarsa fark ayrıca kaydedilir. Böylece “bir şubeden çıktı, öbürüne girmedi” sorunu izlenebilir olur.
6. Sayım: az ama sık
Yılda bir büyük sayım yerine, kritik ürün gruplarında sık ve küçük sayımlar daha iyi sonuç verir. El terminali ya da telefon kamerasıyla sayım, sayım sırasında satışın durmaması ve sayım farkının ayrı bir hareket olarak yazılması işinizi kolaylaştırır.
7. Son kullanma tarihi ve fire
Gıdada stoğun bir de zamanı vardır. Mal kabulde parti ve son kullanma tarihi alınırsa:
- yaklaşan SKT listesiyle indirim ya da raf düzenlemesi planlanabilir,
- fire nedenleriyle birlikte raporlanır, hangi ürünün hangi şubede çok fire verdiği görülür.
8. Uyarılar: kritik ve minimum stok
Her ürün için kritik ve minimum stok seviyesi tanımlayın. Kasada kritik seviyenin altına düşen ürün kasiyere ve yöneticiye bildirilsin. Satın alma önerisi bu seviyelere ve satış hızına göre hazırlansın. Öneri de gerekçesiyle birlikte gösterilsin.
9. Raporlarla doğrulayın
- Stok durumu ve stok değerleme (ortalama maliyetle),
- şubeler yan yana karşılaştırma,
- fire ve sayım farkı raporları,
- yerli ve ithal ürün satış payı gibi kategori analizleri.
Özet
Çok şubeli stok yönetiminin özü üç kuraldır. Her şey hareket olarak yazılır. Her verinin tek bir sahibi vardır. Kayıtlar silinmez, düzeltilir. Bu temel oturduğunda sayımlar daha az sürpriz çıkarır, raporlar da güvenilir olur.
Kasadaş’ta stok ve alış özellikleri: stok ve satın alma sayfası.