Rehber
Tedarikçi cari takibi ve alış faturası vade kontrolü
· 6 dk okuma · Kasadaş ekibi
Kısa cevap: Tedarikçi cari takibinde her alış faturası tedarikçi kartındaki anlaşmalı vadeyle karşılaştırılır, vade farkı varsa onaydan önce uyarılır. Fatura ödemeleri kasa ya da banka hesabından tek seferde veya kısmi (parçalı) olarak kaydedilir, kalan bakiye ve vadesi gelen borçlar yaşlandırma tablosunda izlenir.
Bir markette kârlılık yalnız doğru fiyata alıp satmakla değil, nakit akışını ve tedarikçi vadelerini doğru yönetmekle korunur. Onlarca toptancı ve üreticiyle çalışan bir işletmede hangi faturanın vadesinin ne zaman dolduğunu, hangisine kısmi ödeme yapıldığını ve hangi tedarikçiden fiyat farkı ya da iade alacağı bulunduğunu düzenli izlemek gerekir.
Tedarikçi cari kartında hangi bilgiler tutulmalıdır?
Sağlıklı bir tedarikçi takibi için her toptancı veya üretici kartında şu temel alanlar yer almalıdır:
- Resmî kimlik ve iletişim: VKN/TCKN, vergi dairesi, unvan, adres ve banka IBAN bilgisi.
- Anlaşmalı ödeme vadesi: Fatura tarihinden itibaren kaç gün vadeyle çalışıldığı (örneğin 15, 30 veya 45 gün).
- Teslim süresi ve sipariş günleri: Sipariş önerisinin doğru hesaplanması için tedarikçinin kaç günde teslimat yaptığı (market sipariş önerisi ve emniyet stoğu).
- e-Fatura senaryosu: Tedarikçiye kesilecek iade ve fiyat farkı faturalarında varsayılan senaryonun Temel mi yoksa Ticari mi olduğu (ticari ve temel e-Fatura farkı).
Alış faturasında vade kontrolü neden önemlidir?
Tedarikçiyle 45 gün vadeli anlaştığınız halde gelen faturanın XML verisinde vade 15 gün veya peşin yazılmış olabilir. Bu fark gözden kaçarsa ödeme planınız şaşar ve nakit sıkışıklığı yaşanır.
Alış faturası onaylanmadan önce birim fiyat ve marj denetiminin yanında (alış faturası nasıl kontrol edilir?) vade kontrolü de yapılmalıdır:
- Fatura tarihi üzerine tedarikçi kartındaki anlaşmalı vade günü eklenerek beklenen vade bulunur.
- Gelen e-Faturadaki vade tarihi beklenen tarihten daha erkense ekranda açık uyarı gösterilir.
- Gerekirse vade düzeltilir veya ticari faturaysa süresi içinde itiraz edilir.
Kısmi ve parçalı fatura ödemesi nasıl takip edilir?
Market işletmeciliğinde büyük tutarlı bir toptancı faturası her zaman tek kalemde ödenmeyebilir; bir kısmı mal tesliminde nakit, kalanı vadesinde banka havalesiyle kapatılabilir.
| Ödeme şekli | Fatura durumu | Cari ekstre ve nakit etkisi |
|---|---|---|
| Tam ödeme (banka veya kasa) | Ödendi | Fatura kapanır, ilgili kasa/banka bakiyesi düşer |
| Kısmi (parçalı) ödeme | Kısmen ödendi | Ödenen kısım düşer, kalan tutar vade listesinde kalır |
| İade / fiyat farkı mahsubu | Cari bakiye netleşir | Tedarikçiye olan toplam borç fatura tutarı kadar iner |
Fatura bazında kalan tutarı görmek, plasiyer mağazaya geldiğinde “şu faturadan 15.000 TL ödedik, geriye 8.500 TL kaldı” bilgisini saniyeler içinde doğrulamanızı sağlar.
Borç yaşlandırma ve nakit akışı nasıl okunur?
Tedarikçi borçlarını yalnız toplam bakiye olarak görmek yetmez; borcun ne kadarının vadesinin geçtiği, ne kadarının bu hafta veya gelecek ay ödeneceği borç yaşlandırma tablosuyla izlenir. Böylece haftalık tahsilat beklentinizle (kredi kartı ve yemek kartı dönüşleri) tedarikçi ödemelerinizi eşleştirebilirsiniz.
Tedarikçiye kestiğiniz fiyat farkı faturası ve kampanya katkı alacaklarınız da aynı cari ekstrede yer aldığında karşı tarafa fazladan ödeme yapma riski ortadan kalkar.
Kasadaş’ta tedarikçi cari ve vade kontrolü
Kasadaş’ta her tedarikçi kartında anlaşmalı vade günü ve IBAN tutulur. Gelen e-Faturadaki vade tarihi tedarikçi kartındaki vadeden farklıysa inceleme ekranında uyarılır. Ödemeler web panelinden ya da mobil yönetim uygulamasından kasa veya banka hesabı seçilerek tam ya da kısmi olarak kaydedilir; borç yaşlandırma ve nakit akışı kendiliğinden güncellenir. Ayrıntılar stok ve satın alma ile raporlar ve muhasebe sayfalarında.
Değişiklik günlüğü
- 11.11.2026: Yazı yayımlandı.
Sık sorulanlar
Faturadaki vade tarihi anlaşmamızdan erken yazılmışsa nasıl fark edilir?
Tedarikçi kartına anlaştığınız vade gün sayısını (örneğin 30 gün) bir kez tanımlarsınız. Gelen e-Faturadaki ödeme vadesi fatura tarihinden itibaren bu süreden daha kısa çıktığında sistem onay ekranında vade uyuşmazlığı uyarısı gösterir.
Bir alış faturasını tek seferde değil de parça parça ödeyebilir miyim?
Evet. Kısmi ödemede ödenen tutar faturadan düşer, kalan borç fatura üzerinde açık kalmaya devam eder. İsterseniz aynı faturanın bir kısmını nakit kasadan, kalanını banka hesabından da kapatabilirsiniz.
Tedarikçiye kestiğimiz iade veya fiyat farkı faturası borçtan nasıl düşer?
Tedarikçiye düzenlenen iade faturası ve kampanya katkısı ya da anlaşma aşımı için kesilen fiyat farkı faturası tedarikçi carisine alacak (borç azaltıcı) olarak işlenir ve ödenecek net bakiyeyi düşürür.
Sözlükte: Cari hesap (veresiye), Fiyat farkı faturası, Maliyete dağıtım (landed cost)