Rehber
e-İrsaliye ve UBL e-Fatura ile mal kabul nasıl yapılır?
· 6 dk okuma · Kasadaş ekibi
Mevzuat son kontrol: . Tutar ve süreler bu tarihte resmî kaynaklarla karşılaştırıldı.
Kısa cevap: Gelen e-İrsaliye ve e-Fatura (UBL-TR XML) belgeleriyle mal kabulde satırlar barkod veya tedarikçi ürün koduyla eşleştirilir; önce e-İrsaliye ile stoğa alınan mal sonradan gelen e-Faturaya bağlandığında stok ikinci kez artmaz, yalnız alış maliyeti ve tedarikçi carisi kesinleşir.
Markette mal kabul sürecinin en çok vakit alan kısmı, onlarca kalemlik kağıt irsaliyeyi veya faturayı tek tek bilgisayara girmektir. Tedarikçilerin gönderdiği e-İrsaliye ve e-Fatura belgeleri GİB’in UBL-TR XML standardında tüm satır, barkod, miktar, birim fiyat ve KDV bilgilerini elektronik olarak taşır. Bu veriyi doğrudan mal kabul ekranına almak hem veri giriş hatasını önler hem de reyonun daha hızlı dolmasını sağlar.
e-İrsaliye ile mal kabul nasıl çalışır?
Tedarikçi sevkiyatı çıkardığında e-İrsaliye elektronik ortamda gelen kutunuza düşer. Araç mağazaya ulaştığında görevli belgeyi açar ve kolileri okutarak fiziksel kontrol yapar (mal kabul kontrol listesi).
- Otomatik tedarikçi tanıma: Göndericinin VKN’si sistemde kayıtlıysa belge doğrudan o tedarikçiye bağlanır; ilk kez alım yapılan bir VKN ise unvan, vergi dairesi ve adres bilgileri UBL XML’den okunarak tedarikçi kartı kendiliğinden oluşturulur.
- Barkod ve tedarikçi kodu eşlemesi: XML içindeki GTIN (barkod) veya tedarikçi ürün kodu katalogdaki ürünlerinizle eşleşir. İlk kez gelen bir satırı bir kez eşleştirdiğinizde sistem bu bağı öğrenir ve sonraki belgelerde kendisi önerir.
- Tek adımda yeni ürün: Faturada mağazanızda henüz açılmamış yeni bir ürün varsa satır üzerindeki ad, barkod ve KDV oranıyla dolu taslaktan tek dokunuşla yeni ürün kartı açılır.
Önce irsaliye sonra fatura geldiğinde mükerrer stok nasıl önlenir?
Gıda perakendesinde yaygın senaryo, malın sabah irsaliyeyle teslim edilmesi, e-Faturanın ise akşam veya birkaç gün sonra kesilmesidir. İki belgenin birbirinden habersiz işlenmesi stoğun iki kez artmasına yol açar.
| Durum | Stok hareketi | Maliyet ve cari etkisi |
|---|---|---|
| Yalnız e-İrsaliye ile mal kabul | Stok hemen artar, parti/SKT girilir | Tahmini alış fiyatı kullanılır, cari henüz oluşmaz |
| İrsaliyeye bağlı e-Fatura onayı | Ek stok girişi yapılmaz (mükerrer yok) | Ortalama maliyet kesinleşir, tedarikçi carisi doğar |
| Doğrudan e-Fatura ile mal kabul | Stok fatura onayıyla birlikte artar | Maliyet ve tedarikçi carisi aynı anda işlenir |
UBL e-Fatura içinde yer alan DespatchDocumentReference (irsaliye referansı) alanı sayesinde
sistem gelen faturanın hangi mal kabul belgesine ait olduğunu bulur ya da aynı tedarikçinin açık
mal kabullerini önerir.
UBL faturada birim ve koli çevrimi nasıl yapılır?
Tedarikçi faturayı koli, paket veya çuval cinsinden keserken market ürünü adet ya da kilogram olarak satabilir. Eşleştirme adımında tedarikçi biriminin kaç satış birimine karşılık geldiği (örneğin 1 koli = 24 adet) tanımlandığında:
- Stoğa satış birimi üzerinden doğru miktar (24 adet) girer.
- Koli fiyatı birim adede bölünerek tek ürünün alış maliyeti kuruşu kuruşuna hesaplanır.
- Fatura altı iskonto ve nakliye bedeli satırlara dağıtılarak gerçek hareketli ortalama maliyet bulunur (alış faturası kontrolü).
Fatura onayından önce hangi kontroller yapılmalıdır?
UBL faturayı tek tuşla onaylamadan önce dört nokta mutlaka denetlenmelidir:
- Anlaşma fiyatı ve marj: Faturadaki birim fiyat tedarikçiyle anlaştığınız fiyattan yüksek mi, mevcut satış fiyatınıza göre kâr marjı eridi mi?
- Vade tarihi: Fatura üzerindeki son ödeme tarihi (
PaymentMeans / PaymentDueDate), tedarikçi kartında tanımlı vade gün sayısıyla uyumlu mu (tedarikçi cari takibi ve vade kontrolü)? - Ticari e-Fatura süresi: Hatalı bir ticari e-Fatura geldiyse 8 günlük yasal süre dolmadan sistem üzerinden ret yanıtı verildi mi (ticari ve temel e-Fatura farkı)?
- SKT ve parti kaydı: Rafta ilk tarihi dolacak ürünü önce satabilmek için (FEFO nedir?) partilerin son kullanma tarihi girildi mi?
Kasadaş’ta e-İrsaliye ve UBL mal kabul
Kasadaş’ta gelen e-İrsaliye ve e-Fatura belgeleri entegratör hesabınızdan otomatik çekilir. Tanınmayan VKN için tedarikçi kartı kendiliğinden açılır; eşleşmeyen satırlar web panelinde ya da mobil yönetim uygulamasında mevcut ürüne bağlanır veya yeni ürün olarak açılır. İrsaliye faturaya bağlandığında mükerrer stok girişi engellenir; maliyet artışı, düşük marj ve vade uyuşmazlığı onaydan önce uyarılır. Ayrıntılar stok ve satın alma sayfasında.
Değişiklik günlüğü
- 11.11.2026: Yazı yayımlandı.
Sık sorulanlar
Önce e-İrsaliye sonra e-Fatura gelirse stok iki kez mi artar?
Hayır. Mal kabul e-İrsaliye ile yapıldığında stok o anda artar. Sonradan gelen e-Fatura ilgili irsaliyeye bağlandığında sistem stoğu tekrar artırmaz; yalnız kesin alış maliyetini ve tedarikçi cari borcunu işler.
Tedarikçinin faturasındaki ürün kodu bizim barkodumuzdan farklıysa ne olur?
Fatura satırını bir kez kendi ürününüzle eşleştirdiğinizde sistem tedarikçinin ürün kodunu kaydeder. Aynı tedarikçiden gelen sonraki e-İrsaliye ve e-Faturalarda o satır kendiliğinden tanınır.
Sistemde hiç kayıtlı olmayan yeni bir tedarikçiden e-Fatura gelirse ne yapılır?
UBL XML belgesindeki VKN, unvan, vergi dairesi ve açık adres bilgileri okunarak tedarikçi kartı otomatik açılır; faturayı işlemek için önce ayrı bir ekrandan cari kart açmanız gerekmez.
Kaynaklar
Sözlükte: e-İrsaliye, e-Fatura, Mal kabul, Hareketli ortalama maliyet